KSeF – co to jest i w czym może Ci pomóc?
Czas na nową jakość obiegu dokumentów. Wreszcie może być on prostszy, szybszy i bardziej intuicyjny nawet dla tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę jako przedsiębiorcy. W Polsce – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów – już od 1 stycznia 2024 roku obowiązkowe będzie tzw. e-fakturowanie. To rozwiązanie jest już dostępne dla tych podatników, którzy dobrowolnie chcą zacząć z niego korzystać nieco wcześniej.
Warto wiedzieć, że w dalszym ciągu w Polsce obowiązuje model post-audit, który umożliwia swobodną wymianę faktur. Jednak zobowiązuje on podatników do udowodnienia poprawności archiwizowanych faktur przez kolejne 5 lat. Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie przejść na model clearance. Dzięki niemu organy podatkowe sprawdzają faktury w czasie rzeczywistym (przed lub w trakcie ich wystawienia). W tym modelu (dominującym aktualnie w krajach Ameryki Południowej, Turcji czy w Azji) podatnik jest zobowiązany do wdrożenia systemu do e-fakturowania, który jest zgodny z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów.
W realiach polskich mowa o Krajowym Systemie e-Faktur. Co to jest KSeF? To teleinformatyczny system, który ułatwi Ci obowiązki księgowe. W kwietniu rząd udostępnił specjalną aplikację KSeF, dzięki której możliwa jest konfiguracja uprawnień i generowanie tokenów autoryzujących dostęp do systemu, z pomocą którego można wystawiać, przechowywać i otrzymywać tzw. faktury ustrukturyzowane. W KSeF wszystkie dokumenty mają swój unikalny numer identyfikujący, a dodatkowo weryfikowane są pod względem zgodności z określonym wzorem. Nie ma więc mowy o pomyłkach, które później zabierają Twój cenny czas.
Co system KSeF zmienia w dotychczasowym fakturowaniu?
Do tej pory mieliśmy do czynienia z fakturami papierowymi i np. w formacie PDF. Ustawa przyjęta przez rząd wprowadziła zupełnie nowe pojęcie. Jest to wspomniana faktura ustrukturyzowana, czyli taka, którą wystawia się przy użyciu KSeF. Z punktu widzenia podatników faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania jej do systemu. Z kolei przy odbieraniu takiego dokumentu liczy się data przydzielenia mu numeru KSeF ID przez system. Samo e-fakturowanie ma również kilka podstawowych benefitów, o których powinien wiedzieć każdy podatnik. Są to:
- archiwizacja faktur w systemie przez 10 lat (licząc od końca roku wystawienia dokumentów),
- zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie,
- ułatwienia w rozliczaniu faktu korygujących ustrukturyzowanych,
- zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK.
W ramach KSeF jest więc możliwa automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Można nie tylko skrócić ich czas, ale dodatkowo zmniejszyć zaangażowanie przedsiębiorców w cały proces obiegu faktur.
Comarch EDI jako integrator KSeF
Jeżeli chcesz rejestrować swoje faktury w KSeF, warto znaleźć do tego odpowiednią platformę – np. Comarch EDI i poznać jej największe zalety. To gotowe i w pełni sprawne rozwiązanie dostępne w SaaS, które powstało dzięki zdobytym doświadczeniom w dziedzinie e-fakturowania. Platforma Comarch EDI dopasowana jest do wymagań małych i dużych przedsiębiorców.
Możesz z niej korzystać za pośrednictwem aplikacji webowej albo automatycznego dostępu. Jako użytkownik możesz za pośrednictwem platformy wysyłać i obierać e-faktury do i z KSeF, a Comarch EDI zapewni Ci wsparcie, zgodność z regulacjami prawnymi i co najważniejsze – przejrzystość całego procesu przepływu ważnych dokumentów wraz z ich statusami, numerami identyfikującymi oraz UPO (Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru).
Aby sprawdzić, jak działa platforma zintegrowana z KSeF, wystarczy, że zapiszesz się na demo i przetestujesz wysyłanie faktur elektronicznych do rządowego systemu. Jeśli już korzystasz z aplikacji Comarch WEB EDI, zaloguj się na swoje konto i postępuj zgodnie z instrukcją. W przypadku automatycznego połączenia się z platformą EDI, Comarch skonfiguruje dla Ciebie odpowiednie środowisko testowe dopasowane do potrzeb, a Ty będziesz mógł przekonać się, że e-fakturowanie jest naprawdę proste i nie należy się go bać.
Chcesz dowiedzieć się więcej o platformie Comarch EDI? Poznaj najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące integracji z KSeF!
